Kunden betalar inte fakturan? 5 steg för företag

Kort svar: kontrollera fakturan och kontakta kunden

När kunden inte betalar fakturan, börja med att kontrollera att beloppet är korrekt, förfallodagen har passerat och betalningen inte redan är registrerad. Skicka sedan en saklig påminnelse, ta reda på varför betalningen saknas och bestäm vem i ert team som följer upp nästa steg.

Den här guiden är för företag som själva hanterar sina kundfakturor, med fokus på fakturor mellan företag. En obetald faktura, en invändning mot leveransen och en kund som inte kan betala behöver olika åtgärder.

1. Kontrollera att fakturan verkligen är förfallen

Gå igenom fakturan innan ni kontaktar kunden:

• Stämmer belopp, kunduppgifter och det ni har levererat?
• Har den avtalade förfallodagen passerat?
• Har fakturan nått rätt person, med rätt referens eller beställningsnummer?
• Finns en inbetalning som ännu inte har kopplats till fakturan?
• Har kunden redan ställt en fråga eller invänt mot någon post?

Om något är fel, rätta det och meddela kunden. Om en betalning är på väg, be om datum och betalningsreferens innan ni skickar ytterligare krav. Den interna listan över förfallna fakturor är utgångspunkten, men måste stämmas av mot betalningar och kunddialog.

2. Skicka en tydlig betalningspåminnelse

Enligt Verksamt bör en påminnelse skickas några dagar efter förfallodagen. Kontrollera först att betalningen inte redan har kommit in.

Ange fakturanummer, belopp, ursprunglig förfallodag och hur kunden betalar. Bifoga gärna fakturan igen. Gör det enkelt att svara om något hindrar betalningen.

Textmall för första kontakten

Ämne: Uppföljning av faktura [fakturanummer]

Hej [namn],

Vi följer upp faktura [fakturanummer] på [belopp] kr, med förfallodag [datum]. Vi har ännu inte kunnat koppla någon betalning till fakturan.

Har ni redan betalat får ni gärna skicka betalningsdatum och referens. Om något är oklart med fakturan, svara här så hjälper vi er att reda ut det.

Fakturan finns bifogad. Kan ni bekräfta när betalningen kan ske?

Vänliga hälsningar,

[namn och företag]

Anpassa mallen efter relationen och vad ni redan vet. Lägg inte automatiskt till avgifter utan att kontrollera vad ni har rätt att ta ut.

3. Ta personlig kontakt och välj rätt nästa steg

Om kunden inte svarar, kontakta personen som beställt eller godkänt leveransen. Fråga vad som hindrar betalningen. Dokumentera svaret och nästa kontakt i samma ärende.

Ett betalningslöfte är inte en mottagen betalning. Låt ärendet vara öppet tills ni har stämt av vad som faktiskt har kommit in.

Om kunden bestrider fakturan

Be kunden precisera vad som är fel och samla avtal, beställning, leveransunderlag och tidigare dialog. Skilj en saklig invändning från att kunden bara behöver mer tid.

Vid en tvist behöver ni bedöma själva kravet. Läs Verksamts vägledning om tvister och ta juridisk hjälp om ni inte kan lösa frågan.

4. Kontrollera avgifter och dröjsmålsränta

Reglerna beror på avtalet och vem kunden är. För fakturor mellan företag beskriver Verksamt bland annat följande:

• Påminnelseavgift: högst 60 kr om avgiften har avtalats.
• Dröjsmålsränta: när förfallodagen är bestämd och annan ränta inte avtalats gäller normalt Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter.
• Förseningsersättning: 450 kr kan tas ut vid försenad betalning för varor eller tjänster mellan företag, om rätt till dröjsmålsränta finns. De vanliga kostnaderna för påminnelse, inkassokrav och amorteringsplan ingår då och ska inte läggas ovanpå.

Kontrollera villkoren för ert ärende och den referensränta som gäller för perioden. Reglerna för konsumenter skiljer sig; använd inte företagsexemplet rakt av.

5. Bedöm eskalering när dialogen inte löser betalningen

Om ett förfallet krav kvarstår, gå igenom underlagen och bestäm hur ni ska gå vidare. Kronofogden beskriver hur betalningsföreläggande kan användas för att få ett krav fastställt.

Om kravet bestrids kan frågan behöva prövas i domstol. Bedöm kostnad och risk innan ni fortsätter. Inkasso kan vara ett sista steg när den vanliga uppföljningen inte räcker; det löser inte en saklig tvist om fakturan.

När ni har många obetalda fakturor

Med många kundfakturor behöver teamet kunna se senaste kontakt, kundens svar, eventuellt betalningslöfte och nästa åtgärd. En lista med förfallodagar ger bara en del av bilden.

Exempel: kunden lovar betalning på fredag. Den som följer upp behöver kunna hitta löftet, kontrollera inbetalningen och se vem som ansvarar om pengarna uteblir. Annars riskerar två personer att kontakta samma kund eller att ingen följer upp alls.

Se hur automatisk fakturauppföljning med Superclaim fungerar. Där går vi igenom kopplingen mellan påminnelser, kunddialog och ert teams kontroll.

Checklista att använda i ert team

• Faktura och inbetalningar är kontrollerade.
• Rätt kontaktperson har fått underlaget.
• Kundens svar eller invändning är dokumenterad.
• En ansvarig person och nästa kontakt är bestämda.
• Eventuella avgifter och en eskalering har bedömts separat.

Följ upp även efter att påminnelsen har skickats. Ärendet är avslutat när betalningen är avstämd eller när ni har beslutat om en annan hantering.

Källor och faktakontroll

Regeluppgifterna kontrollerades den 6 oktober 2026 mot Verksamt: Om du inte får betalt, Verksamt: Om det blir tvist och Kronofogden: Du vill få betalt.